Guide til Fakta om Personalehåndbog for Ostehandlerne

Denne lille guide om personalehåndbogen er den første af en række foldere, som tilsammen vil dække en større del af HR-området. Folderne er tænkt dels som et værktøj og dels som inspiration til at arbejde struktureret og strategisk med medarbejderne og deres ressourcer.

De kommende foldere vil bl.a. omhandle emnerne:

• Rekruttering.
• Fastholdelse af medarbejderne.
• Medarbejderudviklingssamtalen.

Har du spørgsmål til folderen, er du altid meget velkommen til at kontakte Karina Faltz eller Jonna Hugger på OfD’s sekretariat for en nærmere dialog.

Personalehåndbog
Personalehåndbogen er for mange virksomheder en vigtig del af personalepolitikken. Den er med til at sikre en ensartet formidling af de regler, normer og værdier, der er gældende for den enkelte virksomhed. Da virksomhederne har forskellige regler, normer og værdier, er det aldrig en god ide at kopiere andres personalehåndbog.

Man bør overveje, hvad formålet med personalehåndbogen er, og hvor omfangsrig personalehåndbogen skal være. Herefter foretages en prioritering af indholdet:
• Hvad skal med
• Hvad bør komme med
• Hvad kan eventuelt komme med

Når man har besluttet, hvad der absolut skal med i håndbogen, er den en god ide at starte her og ikke i første omgang tage mere med. Så kan man senere rette i den og tilføje flere politikker og oplysninger. Det er vigtigt at være opmærksom på, at jo mere tekst der er, jo mere uoverskuelig bliver håndbogen også.

Når personalehåndbogen er færdigudarbejdet, udleveres den til medar-bejderne. For at sikre sig at alle medarbejdere er blevet bekendt med håndbogen, er det en god ide at udlevere et eksemplar til  hver medarbejder, som der kvitteres for. Ved nyansættelser bør håndbogen ligeledes udleveres mod kvittering.

Husk at en personalehåndbog skal holdes ved lige. Normer og regler kan ændre sig, dels ved virksomhedens beslutninger og dels ved lovgivning og overenskomster.

Til inspiration for det videre arbejde er der på de næste sider eksempler på indholdet i en personalehåndbog.

 

Ferie
Ferielovens regler er gældende. Skriv ind, hvis der er uger, hvor medarbejderne ikke kan få ferie, f.eks. i december og op til højtider. Skriv ligeledes ind, hvis forretningen holdes lukket på bestemte uger eller dage af året.

Inddragelse af fridage
I forbindelse med afvikling af ferie, ved sygdom og op til højtider kan medarbejdernes fridage og ”gå tidligt hjem” dage blive inddraget. Aflønning i forbindelse hermed sker i overensstemmelse med overenskomstens bestemmelser om ”Overarbejde” og ”Arbejde på fridage”.

Overarbejde
Alt overarbejde afspadseres i henhold til overenskomstens bestemmelser om overarbejde. Har I andre aftaler, f.eks. udbetaling af overarbejde, indskrives dette i stedet.

Anmeldelse af sygdom
Ved sygdom skal dette meldes til virksomheden senest ved normal ar-bejdstids begyndelse på telefon xxxxx (præciser, hvis det kun er mester og/eller anden person, som tager imod sygemeldingen). Ved sygdom af flere dages varighed skal medarbejderen dagligt anmelde sit fravær.

Anmeldelse af sygdom må ikke ske pr. sms.

Brug af butikkens telefon
Telefonen må kun bruges til korte beskeder efter tilladelse fra mester.

Mobiltelefon
Privat telefoni er kun tilladt i de aftalte pauser.

Internet og fax
Internet og fax må kun bruges i arbejdsøjemed.

 

Telefonkultur
7 gode råd:
Tag straks telefonen.
Husk en god præsentation – brug altid dit fornavn.
Tal tydeligt.
Vær en god lytter.
Næsten alt kan lade sig gøre. Spørg, hvis du er i tvivl.
Husk altid at få navn og telefonnummer på kunden.
”SMIL” – det smitter, også i telefonen.

Pauser
De daglige pauser er aftalt, som følger:
En formiddagspause á 15 minutter.
Frokostpause á 30 minutter.
En eftermiddagspause á 15 minutter.

Pauserne betales af medarbejderen selv.
OBS! Såfremt medarbejderne skal stå til rådighed i pauserne, betales disse af arbejdsgiveren.

Madordning
Der stilles gratis kaffe og te til rådighed i de aftalte pauser. Hvis medarbej-derne får stillet gratis mad til rådighed, skrives dette også i personale-håndbogen tillige med de skattemæssige konsekvenser af en madordning. Man kan også have en ordning, hvor medarbejderne betaler for kosten.

Regler for varekøb og betaling herfor
Der ydes xx% på varekøb. Varer må kun købes til eget forbrug og skal ske gennem anden medarbejder (evt. navngiven person).
Ved hver lønperiode opgøres varekøbet, og opgørelsen medsendes lønsedlen. Beløbet trækkes automatisk i lønnen.

Arbejdstøj
Virksomheden stiller arbejdstøj og fodtøj til rådighed for medarbejderne. Der er udleveret xx antal sæt, bestående af ……..  Her indskrives, hvorvidt medarbejderne selv sørger for vask af tøjet (og økonomien i forbindelse hermed), eller om dette er virksomhedens ansvar.

Hygiejne
Medarbejderen skal have en god personlig hygiejne. Inden arbejdet påbegyndes og efter alle pauser og toiletbesøg skal der foretages vask af hænder. Dette gælder ligeledes, hvis hænderne har været i berøring med ting, som ikke må komme i berøring med levnedsmidler.

Vaner
Bekæmp dårlige vaner. Host ikke i hånden, men i albuen, og vask hænder efter næsepudsning.

Alkohol og andre rusmidler
Der er totalforbud mod indtagelse af alkohol og euforiserende stoffer i arbejdstiden. Overtrædelse af denne bestemmelse vil medføre øjeblikkelig bortvisning. Fremmøde i beruset/påvirket tilstand vil ligeledes medføre øjeblikkelig bortvisning.

(Hvis man vælger at indføre kontrolforanstaltninger, herunder alkohol- og narkotests, skal betingelserne i LO og DA’s aftale om indførelse af kontrolforanstaltninger, være opfyldt. Kontakt DSM og få betingelserne tilsendt).

Rygning
Det er forbudt at ryge indendørs. Rygning er kun tilladt udendørs og kun i de aftalte pauser. Overtrædelse af denne bestemmelse kan medføre en øjeblikkelig ophævelse af ansættelsesforholdet.

Tyveri
Tyveri vil medføre øjeblikkelig bortvisning.